Verkkokaupan tietosuojaseloste

Voimassa 26.5.2023 alkaen

1.       Rekisterin yleiset tiedot

Rekisterin nimi on Outokummun Apteekin asiakasrekisteri (myöhemmin "Verkkokaupan asiakasrekisteri")

Outokummun Apteekki

Suvi Suvela

Y-tunnus: 2256749-7

Osoite: Koulukatu 2, 83500 Outokumpu

Puhelin: 013 555 723

Sähköposti: siun.apteekki@outokummunapteekki.fi

 2.       Yhteydenotto

Tietosuojavastaava: Arto Taskinen

Osoite: Koulukatu 2, 83500 Outokumpu

Puhelin: 013 555 723

Sähköposti: proviisori@outokummunapteekki.fi

3.       Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin verkkopalvelun järjestäminen asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan erityislainsäädäntöön.

Tietoja käsitellään asiakkaan ja apteekin väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan nimenomaiseen erilliseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.

Henkilötietoja käytetään:

• Asiakkuuden ylläpitämiseen
• Tilaustausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin
• Apteekin toiminnan, asiakaspalvelun ja palveluiden kehittämiseen
• Asiakaskokemuksen parantamiseen
• Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
• Kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen
• Väärinkäytösten estämiseen

 4.       Yhteenveto Rekisterin tietosisällöstä

Verkkokaupan asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• Etunimi ja Sukunimi
• Syntymäpäivä
• Henkilötunnus
• Osoitetiedot
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Palveluun tunnistautuneena tekemiesi tilausten tilaushistoria (mm. tuotetiedot, tilausten statukset, lähetetyt sähköpostiviestit, tilausta koskevien maksujen viitetiedot, valitut toimitustavat ja -paikat, IP-osoite)
• Tieto asiakastilille sisäänkirjautuneena antamistasi tuotearvosteluista (tuotearvosteluiden jättäminen on mahdollista myös nimimerkillä, jolloin nimimerkki tallentuu asiakastilille)
• Tuotteita koskeva toivelistasi
• Tieto siitä, oletko vahvistanut, milloin asiakastilisi on luotu, milloin viimeisin sisäänkirjautuminen asiakastilille on tapahtunut ja onko käyttäjätilisi lukittu
• Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot
• Kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet

Tunniste-, yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostaessasi verkkoapteekista.

 5.       Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika, jotta apteekki voi täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Joillakin tiedoista on pidempi säilytysaika johtuen lainsäädännössä määriteltyjen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa, lääkemyyntiä tai kuluttajakauppaa koskevien vaatimusten toteuttamiseksi.

• Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidemmän säilytysajan riippumatta siitä, onko aineistossa mukana henkilötietoja vai ei
• Lääkelaki ja Fimean määräykset edellyttävät lääkemyynti- ja toimitustietojen pidempiaikaista säilyttämistä.
• Kuluttajakauppaa koskevat vastuut (esim. takuu) saattaa edellyttää pidempää säilytysaikaa

Apteekki säilyttää kaikkia asiakas- ja ostotietoja enintään 24 kuukauden ajan ostotapahtumasta, ellei apteekilla ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja.

Tilauksesi reseptilääkerivejä säilytetään verkkokaupassa yksi (1) viikko tilauksesi loppuun viennistä eteenpäin, mutta apteekin reseptipäiväkirjassa tiedot säilyvät pidempään.

Muut tilausrivit säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista.

Tietoa Suomi.fi-palvelun kautta tehdystä kirjautumisesta tai tunnistautumisesta säilytetään viisi (5) vuotta.

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida järjestelmistä, ellei tietojen käsittely perustu lakiin, jossa määritellään tarkemmin tietojen säilyttämisestä.

 6.       Kuka käsittelee henkilötietoja

Asiakastietoihin on pääsy vain apteekin työntekijöillä, jotka työtehtäviensä hoitamiseksi tarvitsevat tietoja. Työntekijämme näkevät asiakastietoja vain siltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä. Henkilökuntamme on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti. Tietojen käyttöä valvotaan.

Käytämme luotettaviksi arvioituja sopimuskumppaneita, jolloin tietoja voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle. Kumppanien kanssa on sopimuksin huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

 7.       Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse, jonka lisäksi saamme reseptilääkkeen oston yhteydessä tietoja yhteistyökumppaneiltamme esimerkiksi Kelalta (lääkekorvaus ja toimeentulotuen maksusitoumustiedot sekä sähköisten reseptien tiedot) ja Digi- ja väestövirastolta Suomi.fi -tunnistustietoja (vahvan sähköisen tunnistautumisen tiedot, sekä puolesta asioinnin yhteydessä valtuuskysely).

Lääkelakiin perustuen pääasiallisesti keskushermostoon vaikuttavien reseptilääkkeiden ostajilta tarkistetaan apteekkisopimuksen voimassaolo Apteekkariliiton ylläpitämästä apteekkisopimusjärjestelmästä.

Maksupalvelujen tarjoaja kertoo verkkokaupalle maksutapahtuman onnistumisesta ja epäonnistumisesta.

 8.       Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Verkkokaupan asiakasrekisterin tietoja siirretään tai luovutetaan toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleville palveluntarjoajille, esimerkiksi verkkokaupan tilauksen toimittamiseksi siirretään tietoja tilaukset kuljettavalle logistiikkakumppanille kuten Postille tai Matkahuollolle.

Verkkokaupan asiakkaan tietoja välitetään mm. seuraaville kolmansille osapuolille:

• Reseptillä toimitettavien lääkkeiden tiedot tallennetaan apteekin lääkemääräysrekisteriin.
• Reseptillä toimitettavien sähköisten reseptien toimitustiedot sekä apteekissa sähköiseen muotoon Reseptikeskukseen lainsäädännössä tallennettavaksi määritetyt puhelin- ja paperiset lääkemääräykset tallennetaan Kelan ylläpitämään Reseptikeskukseen
• Kelan korvaamista lääkeostoista toimitustiedot hintoineen ja korvauslaskelmineen luovutetaan Kelalle lääkekorvaustietojen ylläpitämistä varten
• Toimeentulotuen maksusitoumuksella maksettavien lääkkeiden toimitustiedot Kelalle tai sosiaalitoimelle
• Vakuutusyhtiöiden maksamien lääkkeiden toimitustiedot vakuutusyhtiöille.
• Tallennamme suostumukseen perustuen Kanta-asiakkaiden tiedot apteekin kanta-asiakasrekisteriin.
• Analytiikka- ja tilastointikumppaneille.
• Sähköpostimarkkinointikumppaneille.
• SMS-kumppanille, kun tekstiviestien lähetys on sallittu.
• Kuljetusliikkeelle, jos valittu toimitustapa on kuljetus noutopisteeseen, lähimpään postiin tai perille asti
• Maksunvälittäjälle maksukortilla maksaessa
• Laskuoperaattorille
• Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään

 9.       Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Apteekki varmistaa tietosuojan toteutumisen sopimuskumppaneiden kanssa tietosuoja-asetuksen mukaisilla kirjallisilla sopimuksilla. Osa sopimuskumppaneista (esim. Eezeryn SMS-kumppani, Google pilvialustan tekninen ylläpito, verkkokauppa-alustan automaattisten sähköpostiviestien välityspalvelu) voi käsitellä tietoja myös EU-/ETA-alueen ulkopuolella esim. Yhdysvalloissa tai Englannissa, jolloin tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinona ovat EU-komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.

 10.     Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.

 11.   Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaana sinulla on oikeus:

• Saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
• Pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
• Peruuttaa antamasi suostumus osittain tai kokonaan
• Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei tämä vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Verkkoapteekin kautta rekisteröitynyt Kanta-asiakas voi muokata omia tietojaan verkkoapteekkitunnuksiensa avulla.

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä kohdissa 1 ja 2 mainittuihin henkilöihin. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta asiakaspalvelumme voi todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi reseptitiedot) tai oikeus.

Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle  (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi.

 12.   Evästekäytännöt

Voimme kerätä ja käyttää palveluiden käyttäjien käyttäytymistietoja. Käyttäjän tietokonetta ja muuta päätelaitetta koskevia tietoja voidaan kerätä evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tiedosto, joka tallentuu käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet ja muut vastaavat tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja. Niitä ei voida käyttää virusten levittämiseen eivätkä ne mahdollista käyttäjän kovalevyllä olevien tietojen tutkimista.

Keräämme automaattisesti tietoja siitä, miten palvelun käyttäjä käyttää Apteekin sivustoja (esim. vierailun kesto ja ajoittuminen sekä minkä hakulauseiden ja -sanojen sekä hakukoneen kautta vierailu on linkitetty), millä sivustoilla ja sivustojen alueilla käyttäjä käy sekä käyttäjän tietokonetta tai mobiililaitetta koskevia teknisiä tietoja (mukaan lukien IP-osoite, laitteen ID-tunnus, fyysinen sijainti, selain, operaattori ja käyttöjärjestelmätyyppi sekä niihin liittyvät URL-osoitteet).  

Voimme hyödyntää muilta kuin omilta internet-sivustoiltamme kerättyä käyttäytymistietoa.

Mikäli käyttäjä ei halua, että kohdistamme mainontaa tai sisältöä internet-käyttäytymisen perusteella, käyttäjä voi estää tämän kieltämällä haluamansa evästeet selaimensa asetuksista. Tyhjentämällä evästeet säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa tunnistetta, jonka pohjalta käyttäjästä muodostuu profiili. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta kokonaan tiedon keruuta, vaan nollaa aikaisempiin käyttäytymistietoihin pohjautuvan profiilin.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.